在會議實(shí)施過程中的注意事項(xiàng)-會議須知-【OK彩云南】www.okcyn.com

首先，要創(chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：
1、邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；
2.舞臺設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；
3.文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；
4.房間分配表；
5.用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；
6.交通安排；
7.各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
8.支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；
9.表演者的邀請及確認(rèn)；
10.禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11.會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議。